Aanhef en slotformule van e-mails

Heeft een zakelijke e-mail een aanhef en een slotformule nodig?

Ja, een e-mail zonder een begin- en eindformule maakt een onbeleefde indruk.

Voor de aanhef kunt u de formules van de papieren correspondentie overnemen: Geachte heer en Geachte mevrouw, gevolgd door de familienaam van de lezer als u die kent. De elektronische post verdraagt ook wel een iets lossere stijl. Als u uw zakenpartner goed kent, is het niet ongepast om uw e-mail te beginnen met bijvoorbeeld Beste Jan of Jan.

Ook de manier van afsluiten is afhankelijk van de stijl waarin u de mail schrijft. Een erg formele mail kunt u beëindigen met de slotformule Hoogachtend, maar de meest gebruikelijke afsluiter is (Met) vriendelijke groet(en). Het is voor de lezer interessant dat u onder de slotformule en uw naam nog een aantal relevante gegevens vermeldt zoals uw functie, mailadres, postadres, telefoon- en faxnummer. Bij veel e-mailprogramma's kunt u die gegevens in een ondertekeningsbestand opslaan. Elke mail die u verstuurt, bevat dan automatisch dezelfde afsluitingstekst.

21 oktober 2002